EXPORT du fichier dans RCA

Ouvrir PréviFlash puis ouvrir un dossier existant pour arriver sur cette interface :

Aller dans le menu "Contrôle" : 

 Enfin, cliquer sur le bouton "Exporter" qui ouvre une liste déroulante dans laquelle se trouve, à la fin, le bouton export du budget en json :

IMPORT du fichier dans WAIBI

Pour importer un budget RCA, il faut ouvrir le dossier et accéder au menu « Budget ».

Une fenêtre s’ouvre alors avec une pop-up permettant de sélectionner :

• Exercice à budgéter
• Exercice de référence
• Comptes à charger
• Préfixes de comptes (optionnel)

Pour importer le budget RCA il est possible de ne pas charger d’exercice de référence.

Une fois les paramètres validés, le budget est chargé et affiché.

Cliquer sur le bouton représentant un fichier format Excel, une liste propose alors 3 choix possibles. 

Sélectionner « Importer RCA ».

Une nouvelle pop-up s’affiche alors permettant de sélectionner le type de répartition des valeurs et le fichier à importer.

Une fois le fichier sélectionné, cliquer sur « Importer ».

Le résultat s’affiche ensuite : 

• Ici un import avec les valeurs annuelles 

•  Ici un import avec les valeurs mensuelles 

La valeur du budget pour le total de chaque compte est identique que ce soit un import avec les valeurs annuelles ou mensuelles mais la répartition pour chaque mois est différente.

En annuel, l’import annuel répartit les valeurs sur les comptes concernés au prorata de la référence 
 

En mensuel, l’import mensuel reprend les valeurs mensuelles renseignées dans le budget RCA.

Dans le cas d’un dossier avec analytique, la répartition analytique sur les comptes se fera au prorata de la référence

Il est important de savoir que la répartition des valeurs ne se déroule pas toujours de cette manière, il existe des exceptions.

Pour les comprendre il faut d’abord savoir que les comptes utilisés lors de l’import du budget RCA sont régis par une association de code catégorie / racines de comptes. Voici cette association :

La seconde variable dans cette distribution est le N° de compte renseigné dans le budget RCA .

Le N° de compte renseigné va avoir un impact sur le mode de distribution.

Il y a plusieurs cas qui dépendent de divers paramètres au moment de l’import.

CAS N°1 : 

Dans WAIBI : La racine de compte existe dans Waibi, le N° de compte existe dans Waibi 

Dans RCA : Le N° de compte renseigné dans RCA correspond  à la racine de compte du code catégorie

=>  Alors on associe la valeur du budget directement à ce compte.

CAS N°2 : 

Dans WAIBI : La racine de compte existe dans Waibi mais le N° de compte n’existe pas dans Waibi. 

Dans RCA : Le N° de compte renseigné dans RCA correspond à la racine de compte du code catégorie. 

=> Alors on créé le compte automatiquement et on associe la valeur du budget directement à ce compte.

CAS N°3 : 

Dans WAIBI : La racine de compte existe dans Waibi 

Dans RCA : Aucun N° de compte renseigné dans le budget RCA ne correspond à la racine du code catégorie ou les N° de comptes ne sont pas renseignés 

=> Alors les valeurs des lignes de budget RCA sont distribuées (au prorata de la valeur de référence) sur tous les comptes de la racine de compte dans WAIBI. 

CAS N°4 :

Dans WAIBI : La racine de compte existe dans Waibi 

Dans RCA : Il existe plusieurs lignes de budget à importer. Une seule de ces lignes dispose d’un N° de compte correspondant à la racine du code catégorie et le N° de compte existe dans Waibi. 

=> Alors, le compte correspondant à la formule se voit associer la valeur de budget lui étant destiné (dans l'exemple ci-dessous le compte 607700). 

Les valeurs de budget des autres lignes sont distribuées (au prorata de la valeur de référence) sur tous les comptes de la racine de compte à l’exception du compte précédemment traité. 

CAS N°5 avec création automatique d'un compte :

Dans WAIBI : La racine de compte n’existe pas dans Waibi et par conséquent le compte à associer non plus. 

Dans RCA : Le N° de compte correspond à la racine de compte du code catégorie

=> Alors, on créé automatiquement le N° de compte et on y affecte le budget dans WAIBI (dans l'exemple ci-dessous les N° 630100)

Dans RCA : Le N° de compte ne correspond pas à la racine de compte du code catégorie (dans l'exemple ci-dessous le N°640100) ou le N° de compte n'est pas renseigné (dans l'exemple ci-dessous 85000€). C'est alors le CAS N° 3 qui s'applique.

=> Alors, les valeurs du compte 640100 (27000€) et les 85000€ seront affectés au compte 630100 

CAS N°5 sans création automatique d'un compte :

Dans WAIBI : La racine de compte n’existe pas dans Waibi et par conséquent le compte à associer non plus. 

Dans RCA : Le N° de compte ne correspond pas à la racine de compte du code catégorie (dans l'exemple ci-dessous le N°640100) ou le N° de compte n'est pas renseigné (dans l'exemple ci-dessous 85000€). 

=> L'import ne se fera pas pour ces valeurs, l'utilisateur aura une alerte l'informant qu'il faudra créer manuellement un N° de compte dans Waibi puis recommencer l'import du fichier. (Création d'un N° de compte via le menu "plan comptable" du dossier)

CAS N°6 :

Dans WAIBI : On renseigne les comptes de variations de stocks

Dans RCA : On renseigne les stocks initiaux et stocks finaux

=> Au moment de l'import, WAIBI va recalculer les variations.

L’import du budget pour les comptes de stocks fait la différence des stock initiaux et finaux :

• SI_MSES -  SF_MSES = Variation des stocks de Marchandises affectée à une racine de compte 6037
• SI_MAT - SF_MAT = Variation des stocks de Matière affectée sur les racines de comptes 6031 / 6032
• ENC_FIN - ENC_INI = Variation des stocks d’en-cours affectée sur les racines de comptes 7133 / 7134 / 7135

=> Dans cet exemple : 

• Total stock Initial = 734.304€
• Total stock Final = 781.133€
• Variation de Stocks = -46.829€ sont répartis au prorata de la référence des comptes 603 du dossier